Bir mağazanın önünde yardım talebi oluştuğunda, mağaza ekibi ortak alan güvenliğinin durumu bildiğini varsayabilir. Ortak alan ekibi ise mağazanın kendi görevlisinin konuyu takip ettiğini düşünebilir. İki ayrı hizmetin bulunması, aralarındaki görev devrinin de tanımlandığı anlamına gelmez.
Sınırı yalnız mağaza kapısı üzerinden çizmek bu nedenle yetersiz kalabilir. Hizmet verilen alanlar kadar bildirim sorumlusu, karar yetkisi ve açık konunun sahibi de belirlenmelidir. Bir kişinin veya durumun yer değiştirmesi, kaydın otomatik olarak kapandığını göstermez. Bununla birlikte koordinasyon anlaşması, görevlilere mevzuattan kaynaklanmayan yeni yetkiler de yaratmaz.
Koordinasyonu komuta karışıklığından ayırın
Okhuysen ve Bechky'nin 2009 literatür incelemesi, koordinasyonu sorumluluğun anlaşılması, öngörülebilirlik ve ortak anlayış üzerinden açıklayan bir çerçeve sunar. Bu, AVM güvenliği üzerinde yapılmış bir müdahale deneyi değildir; belirli bir olay devir formunun etkinliğini kanıtlamaz. [1]
Bizim bu bağlamdaki önerimiz, iki ekibin birbirinin personeline aynı anda farklı talimat vermesini önleyecek bir irtibat düzenidir. Her ekibin kendi yetkili sorumlusu belli olmalı; uyuşmayan yönlendirmeler bu sorumlular arasında çözülmelidir. Acil yardım gerektiren durumlar içinse işletmenin onaylı düzeni ayrıca korunmalıdır.
Sözleşme ekinde dört başlığı açıklayın
AVM yönetimi, kiracı ve hizmet sağlayıcılar şu başlıkları birlikte netleştirebilir:
- Hizmet alanı: Her ekibin rutin sorumluluğu nerede başlıyor ve bitiyor?
- Bildirim: Komşu alanı etkileyen durum kime, hangi kurumsal kanalla aktarılıyor?
- Karar: Düzen değişikliği veya ek destek talebini hangi yetkili değerlendiriyor?
- Devir: Açık görevi devralan kişi bunu nasıl teyit ediyor?
İlgili izinler ve görev sınırları yetkili kişilerce doğrulanarak sözleşmeye yansıtılmalıdır. Genel bir destek maddesi yerine, hangi görev için hangi sorumludan karar alınacağı açıklanmalıdır.
Aynı olay için birbiriyle ilişkilendirilebilir kayıt tutun
İki ekibin ayrı kayıt sistemleri olabilir. Tam bir teknik birleşme zorunlu olmadan da, aynı duruma ait kayıtların birbiriyle ilişkilendirilebilmesi sağlanabilir. Örneğin bildirim referansı, zaman, aktaran sorumlu ve devralma teyidi ortak bir bağlantı kurabilir.
Kayıtlar birbirinden kopyalanırken, doğrudan gözlem ile diğer ekipten alınan bilgi ayrımı korunmalıdır. Bir tarafın tahmini, diğer kayda aktarılınca doğrulanmış bulguya dönüşmemelidir. Kişisel veriler de sırf iki kuruluş birlikte çalışıyor diye sınırsız paylaşılmamalıdır; paylaşım koşullarını ilgili veri sorumluları belirlemelidir.
NPSA'nın kontrol odası rehberi, insan, sistem ve politika unsurlarını birlikte ele alır. [2] Bizim satın alma önerimiz, iletişimi yalnız telsiz veya ekran edinme meselesine indirmemek; personel, bilgi ve karar yetkisinin günlük iş akışında nasıl bağlandığını incelemektir.
Devir, gönderildi mesajıyla bitmesin
Bir mesajın gönderilmesi, karşı tarafın görevi kabul ettiğini göstermeyebilir. Bu yazının özgün önerisi, bildirimi alan sorumlunun hangi konuyu devraldığını ve hangisinin hâlâ ilk ekipte kaldığını anlaşılır biçimde teyit etmesidir.
Örneğin ortak alandaki düzenlemeyi AVM sorumlusu takip ederken, mağazadaki ticari şikâyet kiracının yöneticisinde kalabilir. Tek bir olay içinde farklı görevlerin sahipleri ayrılabilir. Her iki ekibin de dosyayı kapattığını varsaydığı bir boşluk bırakılmamalıdır.
HSE'nin iletişim rehberi, iletişimin alıcısının ve yönteminin belirlenmesini ele alır. [3] Birleşik Krallık rehberleri Türkiye'de görev yetkisi oluşturan kaynaklar olarak kullanılmaz.
Bir masa başı senaryosuyla sınırı test edin
Hizmet başlamadan önce, mağaza önündeki yardım talebinin ortak alanı etkilediği bir örnek görüşülebilir. Hangi ekip önce haberdar oldu, kim karar verdi, kimin hangi işi sürdürdüğü ve kaydı kimin kapattığı sorulur. Sorular cevapsız kalıyorsa daha fazla genel güvenlik ifadesi yerine görev paylaşımı düzeltilmelidir.
İyi hazırlanmış sözleşme eki, mağaza ile AVM arasındaki ilişkiyi kamuya açık hassas operasyon ayrıntılarına girmeden anlaşılır kılar. Satın alma açısından incelenebilir çıktı, iki ayrı hizmet arasında kaybolmayan bir sorumluluk ve kayıt zinciridir.
