Yeni güvenlik hizmetinin başlangıç tarihi yaklaşırken toplantıda “her şey hazır” denmesi rahatlatıcı olabilir. Ancak kurum temsilcisinin, sağlayıcının ve sahadaki ekibin hazırlıktan anladığı şey farklıysa ilk gün beklenmeyen eksikler ortaya çıkar. Kabul kontrolü, sözleşmede kararlaştırılan hazırlığın hangi kanıtla tamamlanmış sayılacağını görünür kılar.
Bu değerlendirmeyi yalnız personelin işe başlamasına indirgemeyin. İletişim zincirinin ulaşılabilir olması, geçerli talimatın doğru yerde bulunması, kurumun sağlaması gereken erişimlerin açılması ve kayıtların yetkili kişilerce kullanılabilmesi de başlangıç düzeninin parçalarıdır.
Her madde hangi soruyu cevaplıyor?
McLaughlin ve Byrne’ın literatür sentezi, bilişsel yardımcıların görevde düşünmeyi destekleyen işlevi ile aracın kullanılabilirliğini ayırır. [1] Özel güvenlik kabul listelerini sınayan bir çalışma değildir. Buradan hareketle önerimiz, her kontrol maddesini hatırlatma, doğrulama veya karar verme amacına göre yazmaktır; aşağıdaki form bu yazıya özgü bir uygulama önerisidir.
“İletişim tamam” maddesi neyin kontrol edildiğini açıklamaz. “Görevli, onaylı iletişim listesindeki gündüz muhatabını ve ulaşılamadığında izlenecek sırayı gösterebiliyor” ifadesi ise gözlenebilir bir hazırlığı tanımlar. Gerçek arama yapılacaksa tarafları önceden bilgilendirmek ve bunun deneme olduğunu belirtmek gerekir.
Üç tür kanıtı ayrı inceleyin
Belge kontrolünde doğru sürüm ve onay durumuna bakılır. Uygulama gösteriminde düzenin kullanılabildiği görülür. Kurum teyidinde ise sağlayıcının tek başına tamamlayamayacağı hazırlıkların karşılığı bulunur.
Örneğin bir görev talimatının hazırlanması belge kanıtıdır. Yetkili kullanıcının bu talimata erişebilmesi uygulama kanıtıdır. Talimatın kurumca kabul edilen çalışma düzenini yansıttığının teyidi ise ayrı bir karardır. Üçünün aynı dosya adı altında var olduğu varsayılmamalıdır.
HSE’nin yüklenicilerle çalışma rehberi de işveren ile yüklenici arasında bilgi paylaşımı ve koordinasyonu ele alır. [2] Türkiye’deki görev kapsamı, gerekli izinler ve tarafların sözleşmesel sorumlulukları kendi çerçevelerinde değerlendirilmelidir.
Kısa bir kabul kaydı hazırlayın
Karar vermeye yetecek alanları kullanın:
- Kabul ölçütü: Başlangıçta neyin hazır olması kararlaştırıldı?
- Gösterim veya belge: Tamamlanma nasıl görülecek?
- Gözlenen durum: İnceleme sırasında ne bulundu?
- Açık eksik: Hangi iş kaldı ve etkilediği görev nedir?
- Sorumlu ve yeniden kontrol: Eksik kim tarafından, ne zaman gözden geçirilecek?
- Karar: Başlangıç uygun mu, belirli bir koşula mı bağlı, yoksa ilgili bölüm beklemeli mi?
Son karar, yetkili kurum temsilcisiyle sağlayıcının kendi sorumluluklarına göre verilmelidir. Zorunlu bir ön koşulun eksikliği, formda “sonra tamamlanacak” yazılarak kabul edilmiş sayılmamalıdır.
Kontrollü bir örnek üzerinden yürüyün
Varsayımsal bir projede vardiya sonu kayıt formunun hazır olduğunu düşünelim. Kabul görüşmesinde boş bir örnek kayıt oluşturulur; yetkili alıcı bunu açar, düzeltme gerektiğinde kiminle iletişim kurulacağını gösterir. Gerçek kişi verileri kullanılmadan düzenin anlaşılır olup olmadığı incelenebilir.
Form açılıyor fakat alıcısı belli değilse hazırlık kısmen tamamlanmıştır. Açık iş, alıcı rolünün belirlenmesi olarak kaydedilir. Yeniden kontrolde aynı eksik üzerinden sonuca bakılır.
İlk hafta bulgularını başlangıç kararına bağlayın
Başlangıç kontrolü o günkü hazırlığı belgeler. İlk çalışma günlerinde farklı koşullar görüldüğünde yeni bulgular aynı kayda iliştirilebilir. Böylece başlangıçta gözden kaçan bir konu ile sonradan değişen ihtiyaç birbirinden ayrılır. Kurum, hangi hazırlığın nasıl doğrulandığına dayanarak hizmeti yönetir.
