“Tek bir girişimiz var, bir personel yeterli mi?” sorusu, özel güvenlik alımında kolayca yanlış anlaşılabilir. Girişin haftada kaç saat görevliyle karşılanacağı belirtilmeden bu soruya sağlıklı bir sayı verilemez. Ankara’daki bir işletme için teklif incelerken önce görev noktasının zaman ihtiyacını, ardından bu ihtiyacı karşılayacak çalışma düzenini ele almak gerekir.
Önce kişi değil, kapsama saati hesaplanır
Bir noktada aynı anda bir görevlinin bulunması, günün tamamında aynı kişinin çalışacağı anlamına gelmez. Kapsama saati, tanımlı görevin hangi süre boyunca yerine getirileceğini ifade eder. Kadro sayısı ise bu ihtiyacı mevzuata, dinlenmeye ve hizmet düzenine uygun biçimde karşılayacak insan kaynağıyla ilgilidir.
Wagstaff ve Sigstad Lie’nin sistematik derlemesine alınan 14 araştırmada, uzun çalışma veya vardiya düzenlerinin güvenlik sonuçlarına olumsuz etkisi yönünde anlamlı bulgular bulunmuştur. [1] Farklı sektörlerden gelen bu sonuçlar, özel güvenlik için evrensel bir personel katsayısı veya Türkiye’de uygulanacak yasal süre belirlemez.
Basit bir hesap, önemli bir ayrım
Yalnız aritmetik amacıyla kurulmuş bir örnekte, bir görev noktasında haftanın yedi günü yirmi dört saat bir kişinin bulunması isteniyorsa ihtiyaç 168 görevli-saattir. İki ayrı noktada hafta içi beş gün sekizer saat eşzamanlı görev isteniyorsa toplam 80 görevli-saat oluşur. Bunlar çalışma çizelgesi veya tek kişinin çalışma süresi değildir.
Saatlerin toplamı, görevlerin hangi zamanlarda çakıştığını da anlatmaz. Seksen saati farklı günlere yaymakla aynı saatlerde iki noktayı karşılamak aynı kaynak düzenini gerektirmeyebilir. Bu yüzden çizelgede zaman dilimleri ve eşzamanlı görev sayısı birlikte gösterilmelidir.
Kâğıt üzerindeki toplamı uygulama süresinden ayırın
Bir çalışanın bütün kayıtlı çalışma süresini tek bir görev noktasında kullanılabilir kabul etmek hatalı olabilir. Mola, devir, bilgilendirme, eğitim, izin ve diğer planlanmış faaliyetlerin nasıl karşılanacağı ayrıca açıklanmalıdır. Aynı süreyi hem görev noktası hem başka bir iş için iki kez saymayın.
Bir kişinin göreve ayırabileceği uygun süre belirlendikten sonra toplam ihtiyacı bu süreye bölmek kaba bir kapasite kontrolü sağlar. Fakat bu bölüm sonucu, tek başına uygulanabilir vardiya planı değildir. Dinlenme, eşzamanlılık, yetkinlik ve görevlendirme şartları ayrıca kontrol edilmelidir.
Örneğin toplam saati yeterli görünen bir plan, yoğun bir dönemde aynı kişinin iki ayrı yerde bulunmasını varsayabilir. Aritmetik dengelenir; uygulama dengelenmez. Bu nedenle kapsama hesabı ve zamana bağlı vardiya çizelgesi birbiriyle ilişkili, ayrı belgeler olarak incelenmelidir.
Teklifte dört sorunun cevabını arayın
- Hangi noktada, hangi gün ve saatlerde, aynı anda kaç kişinin görevi karşılaması isteniyor?
- Mola ve devir sırasında hizmet nasıl sürdürülecek; bu süreler hesapta nerede gösteriliyor?
- İzin, eğitim veya planlanmamış devamsızlık halinde hangi görevlendirme süreci kullanılacak?
- Önerilen çizelgenin çalışma ve dinlenme koşullarına uygunluğunu hangi sorumlu inceleyecek?
HSE’nin vardiyalı çalışma rehberi, çalışma düzenini risk değerlendirmesi içinde ele alır. [2] Bu mesleki yaklaşım yararlı olsa da Türkiye’deki çalışma süreleri ve ilgili hukuki koşullar ayrıca değerlendirilmelidir.
Kadro farkının nedenini görün
İki sağlayıcı aynı tesis için farklı personel sayıları önerebilir. Önce hangisinin hangi görevi ve zamanı kapsadığını inceleyin. Daha yüksek sayı otomatik olarak daha iyi hizmet, daha düşük sayı da otomatik verimlilik anlamına gelmez. Fark, kapsamın başka okunmasından veya destek sürelerinin hesap dışında bırakılmasından kaynaklanabilir.
Karar dosyasında kapsama ihtiyacı, göreve ayrılabilir süreye ilişkin varsayımlar ve vardiya planının uygulanabilirliği ayrı görünmelidir. Böylece “kaç kişi?” sorusu, rastgele bir sayıyla değil, kontrol edilebilir bir hizmet düzeniyle yanıtlanır.
