Ankara’da özel güvenlik hizmeti satın alan bir kurumun önüne çeşitli sertifikalar gelebilir. Teklif ekindeki belge kurumsal bir görüntü oluşturur; ancak karar için asıl soru, belgenin kime ve hangi faaliyete ilişkin olduğudur. Merkez şirket adına düzenlenmiş bir belgeyle farklı bir tüzel kişinin teklifi veya kapsamı belirsiz bir logo, aynı şekilde değerlendirilmemelidir.
Sertifika hangi soruyu yanıtlıyor?
Yönetim sistemi belgesi, faaliyet izni ve bireysel eğitim belgesi farklı amaçlara hizmet eder. Birini diğerinin yerine koymak, kontrol listesinin tamamlandığı yönünde yanlış bir izlenim yaratabilir. Örneğin ISO 18788, özel güvenlik operasyonlarının yönetimine ilişkin bir sistem çerçevesidir. [3] Bir firmanın bu standart hakkında yazı yayımlaması, standarda göre belgelendirildiği anlamına gelmez.
Levine ve Toffel’in yaklaşık bin Kaliforniya işletmesini eşleştirerek incelediği çalışma, ISO 9001’i benimseyen işletmelerde çeşitli kurumsal ve çalışan sonuçlarını değerlendirdi. [1] Bulgular sertifikaları ciddiye almak için bir araştırma dayanağı sunar; ancak belirli bir güvenlik firmasının kalitesini veya sizin sözleşmenizin sonucunu garanti etmez.
Kontrolü altı satırda kaydedin
- Belge sahibi: Tam ticari unvan nedir? Teklif ve sözleşmedeki tarafla nasıl eşleşiyor?
- Belge kimliği: Numara, standart adı, sürüm ve belgeyi düzenleyen kuruluş açıkça yazıyor mu?
- Kapsam: Belgelendirilen faaliyet nasıl tarif edilmiş; satın alınacak hizmetle bağlantısı nedir?
- İlgili yer: Merkez, şube veya diğer yerler hangi belge ya da ekte gösteriliyor?
- Durum: Belgenin geçerlilik bilgisi ve doğrulama tarihindeki durumu nedir?
- Kontrol kaydı: Hangi kanaldan, hangi tarihte doğrulandı; açıklama bekleyen konu var mı?
Bu alanlar kopyalanmış bir dosyanın düzenli görünmesini değil, kararın dayanağını izlenebilir kılmayı amaçlar. Belge ekleri kapsam veya yer bilgisini içeriyorsa yalnız ilk sayfayla değerlendirme yapılmamalıdır.
Doğrulama sonucunu doğru yorumlayın
Uygun kapsamdaki akredite yönetim sistemi belgeleri için IAF CertSearch üzerinde belge numarasıyla arama yapılabilir. Sistemin kendi açıklaması, aramada aktif, askıya alınmış, geri çekilmiş veya süresi dolmuş kayıtların çıkabileceğini belirtir. Sonuç bulunmaması ise tek başına sahtecilik kanıtı değildir; kayıt eklenmemiş veya kamuya açık olmayabilir. [2]
Bu durumda doğrulama yapmış gibi işaretlemek yerine “açıklama bekleniyor” kaydı açın. Belgelendirme kuruluşunun bağımsız biçimde doğrulanan iletişim kanalından belge sahibi ve kapsam hakkında açıklama istenebilir. Yanıt gelmeden yalnız satış temsilcisinin “geçerli” ifadesiyle kontrolü kapatmayın.
Üç uyuşmazlık, üç farklı takip sorusu
Belgedeki unvan farklıysa, bunun marka adı, unvan değişikliği veya başka bir tüzel kişiyle ilgili olup olmadığını sorun. İlgili kayıtların nasıl bağlandığını görmek gerekir; benzer logo yeterli değildir.
Kapsam geniş ya da anlaşılmazsa, satın alınacak hizmetin neden o kapsamda değerlendirildiğinin açıklanmasını isteyin. Belge sahibinin başka bir faaliyet için belgelendirilmiş olması, bütün faaliyetlerinin aynı kapsamda olduğu anlamına gelmez.
Adres farklıysa, ilgili yerin bir ekte bulunup bulunmadığını veya belgelendirmenin hangi yerleri kapsadığını inceleyin. Her adres farkını otomatik uygunsuzluk saymak yerine açıklamanın dayanağını kaydedin.
Sonuç, logonun yanına bir tarih eklemekten fazlasıdır
Kontrol dosyası, doğrulanan bilgilerle hâlâ açık soruları ayırmalıdır. Belgelendirme durumu değişebileceği için, eski bir ekran görüntüsünün hangi tarihe ait olduğunu koruyun. Gerektiğinde sözleşme yenilemesinde kontrolü güncelleyin. Böylece sertifika, tek başına tercih nedeni olmaktan çıkar; kapsamı anlaşılan ve diğer satın alma kanıtlarıyla birlikte değerlendirilen bir bilgiye dönüşür.
