Olay notunda belirtilen saat ile kamera ekranındaki saat birbirini tutmadığında, doğru görüntüyü bulmak zorlaşabilir. Notu yazan kişi olayı doğrudan görmemiş olabilir; görüntüde ise olayın yalnız bir bölümü bulunabilir. Bu nedenle iki kaydın aynı klasörde olması, aralarındaki ilişkinin açıklanmış olduğu anlamına gelmez.
Perakende işletmesi için yararlı hazırlık, olaydan sonra kimin kayıt talebi oluşturacağını, kimin görüntüye erişebileceğini ve belirsizliklerin nasıl yazılacağını önceden belirlemektir. Görev kapsamındaki notlar, kaynağı ve belirsizliği anlaşılabilen bilgilerle yetkili incelemeye hazırlanabilir.
Görüntünün bulunması ile yararlı olması farklıdır
Ashby'nin 2017 araştırması, Britanya demiryollarındaki polis kayıtlarını inceleyerek görüntünün mevcut olmasıyla soruşturmada yararlı değerlendirilmesini ayrı ele aldı. Çalışma perakende özel güvenliği deneyi değildir ve belirli bir kayıt eşleştirme formunun sonucunu kanıtlamaz. [1]
Bizim uygulama önerimiz, “görüntü var” ifadesini yeterli sonuç saymamaktır. Hangi kayıt bulundu, istenen zaman aralığıyla ilişkisi nedir ve hangi kısmı henüz doğrulanmadı? Bu sorular cevapsızsa görüntüyü izlemiş olmak, olayı bütünüyle açıklamış olmak anlamına gelmez.
Notu üç bilgi türüne ayırın
Olayı doğrudan gören görevlinin gözlemi, başkasından aldığı bilgi ve sonradan görüntüde fark ettiği unsur ayrı yazılabilir. Bunların tek anlatıda birleştirilmesi, kimin neyi hangi anda bildiğini belirsizleştirir.
Örneğin olay zamanı müşterinin beyanından öğrenildiyse bu kaynak belirtilir. Saat yaklaşık ise kesinmiş gibi yazılmaz. Görüntüde seçilemeyen bir ayrıntı, başka kayıtta geçtiği için görüntüden doğrulanmış sayılmaz. Kişinin niyeti hakkında yorum yerine gözlenen hareket veya alınan bildirim kaydedilmelidir.
Eşleştirme için kısa çalışma kaydı
Aşağıdaki alanlar özgün bir iş akışı önerisidir:
- Olay notunun referansı ve notu hazırlayan yetkili.
- Bildirilen zaman aralığı ve bu bilginin kaynağı.
- İlgili kamera veya kayıt kaynağının kurum içi tanımı.
- Sistem saati hakkında bilinen durum; fark doğrulanmadıysa bunun açıkça belirtilmesi.
- Görüntüye erişim veya saklama talebini onaylayan sorumlu.
- Bulunan kaydın referansı, işlem yapan kişi ve açık kalan belirsizlikler.
Bu çalışma için cihazın saatini geriye dönük değiştirmek veya olay notunu görüntüye uydurmak önerilmez. Teknik farkın değerlendirilmesi yetkili uzman tarafından yapılmalı; yapılan açıklama ilk kaydın yerine sessizce geçirilmemelidir.
Kişisel telefon görüntüsünü olağan yöntem yapmayın
Bir ekranın telefonla çekilmiş görüntüsü, kaydın özgün dosyasıyla aynı bilgiye sahip olmayabilir. Birleşik Krallık resmî video delili rehberi, özgün veri ve kayıt bütünlüğünün korunmasına odaklanır; ekranı yeniden kaydetmeyi uygun bir rutin yöntem olarak görmez. [2]
Bu teknik kaynak Türkiye'deki delil kabul şartlarının yerine geçmez. İşletme, görüntünün alınması ve saklanması için yetkili ve yeterli personelin uygulayacağı bir süreç belirlemelidir. Güvenlik görevlisinin görevi yalnız talebi iletmekse, teknik dışa aktarma işlemini kendiliğinden üstlenmemelidir. Gerekli kayıt için yetkili koruma talebi de kurumun belirlediği süre ve süreç içinde geciktirilmeden ele alınmalıdır.
Saklama talebi paylaşım izni değildir
Bir olayla ilgili görüntünün korunmasının istenmesi, aynı görüntünün tüm çalışanlara, mağazalara veya kişisel mesaj gruplarına gönderilebileceği anlamına gelmez. Talebin amacı, erişecek kişiler ve paylaşım kararı ayrı değerlendirilmelidir.
KVKK'nın işyeri kamera duyurusu, amaçla sınırlılık ve ölçülülüğe dikkat çeker. [3] Buradaki pratik önerimiz, olay kaydını kimlerin görmesi gerektiğini somut görevle ilişkilendirmektir. Saklama ihtiyacı veya hukuki talep bulunduğunda ilgili veri sorumlusu ve yetkili danışmanların süreci izlenir; görevli genel bir dağıtım kararı vermez.
Teslimden önce neyin eksik olduğunu da yazın
Yetkili birime devredilen not, yalnız bulunanları değil bulunamayan veya doğrulanamayan hususları da göstermelidir. Böylece kamera saati, gözlem ve duyum birbirine karışmaz. Hizmet teklifinde aranacak somut çıktı, kaynağı ve belirsizliği anlaşılabilen bir kayıt ilişkisidir.
