Bir otomotiv bayisinde araçlar yalnız satılmak için hareket etmez. Test sürüşü, servis, temizlik, başka şubeye transfer ve müşteri teslimi aynı gün içinde gerçekleşebilir. Bu nedenle anahtarın kimde olduğunu bilmek kadar, aracın hangi onayla ve hangi amaçla hareket ettiğini bilmek de önemlidir.
Güvenlik düzeni satış ve servis ekiplerinin kararlarını desteklemelidir. Kapıdaki görevli, satışın tamamlandığını veya aracın teknik olarak sürüşe uygun olduğunu kendiliğinden değerlendirmez. Onun uygulayacağı kontrol, yetkili birimlerin açık ve doğrulanabilir onayına dayanmalıdır.
Anahtar ile araç kaydını birlikte yönetin
Anahtar tesliminde ilgili araç, teslim alan yetkili kişi, amaç, zaman ve beklenen iade düzeni tanımlanabilir. Bir anahtarın dolaptan çıkmış olması, aracın dışarı çıkışına otomatik izin sayılmamalıdır. Yedek anahtarlar ve geçici verilen anahtarlar da aynı sorumluluk yapısına dahil edilmelidir.
Elektronik dolap kullanılabilir; ancak parmak izi zorunlu veya her koşulda uygun değildir. Gereksinimi karşılayan daha az müdahaleci yöntemler ve KVKK etkileri değerlendirilmelidir. Manuel düzen tercih edilirse okunabilir kayıt, yetkili erişim ve vardiya devrindeki mutabakat yine gereklidir.
Çıkış nedenine göre onay sahibini belirleyin
Test sürüşü, satış teslimi, servis denemesi ve şubeler arası transfer farklı onay akışlarına sahip olabilir. Güvenlik noktasının kontrol edeceği kayıt alanları ve uyumsuzlukta arayacağı kişi açık olsun. Sözlü bir acele talebi, doğrulanmamış bir mesaj veya eski form onayın yerini almamalıdır.
Araç, sürücü ve onay bilgisi uyuşmadığında ilgili yetkiliye başvurulmalıdır. Görevlinin kendi ticari değerlendirmesiyle istisna yaratması beklenmemelidir. İade veya dönüş sonrasında araç hareketi ve anahtar teslimi ayrı ayrı kapatılabilmelidir.
Kapanış kontrolünü sayım ve açık işler üzerine kurun
Gün sonunda dışarıda olan araçlar, iade edilmemiş anahtarlar ve ertesi güne kalan servis hareketleri birlikte gözden geçirilebilir. Stok sayımıyla güvenlik kaydı farklı amaçlara hizmet eder; bir uyuşmazlık bulunduğunda önce satış, servis ve transfer kayıtlarıyla açıklığa kavuşturulmalıdır.
Açık otoparkta aydınlatma, çevre sınırları ve kamera görüşünün işlevi değerlendirilmelidir. Bir kamera bulunması bütün araçların her koşulda tanımlanabilir görüntüsünü sağlayacağı anlamına gelmez. Alarm doğrulaması ve arıza bildiriminin sorumlusu ayrıca belirlenmelidir.
Elektrikli araçlarda görev sınırını açık tutun
HSE'nin elektrikli ve hibrit araç rehberi, farklı işler için farklı yetkinlik gerektiğini belirtir. Satış veya gözetim personelinin risk farkındalığı ile yüksek gerilim sisteminde çalışma yeterliliği aynı değildir. Güvenlik görevlisine bataryayı ayırma, arızalı aracı hareket ettirme veya teknik güvenlik onayı verme görevi yüklenmemelidir.
Hasar, duman veya olağan dışı durum gözlendiğinde tesisin acil durum planı ve yetkili teknik bildirim zinciri işletilmelidir. Yangın algılama ve müdahale tasarımı yetkin uzmanların değerlendirmesidir. Belirli bir dedektör türünün her showroomda zararı önleyeceği vaat edilmemelidir.
Hizmet alımında örnek işlem yürütün
Teklif veren firmayla bir test sürüşü ve bir servis dönüşü örneği üzerinden kayıtların nasıl eşleştirileceğini inceleyin. Kim onaylıyor, kim kontrol ediyor, kim kapatıyor ve çelişkiyi kim çözüyor? Bu dört sorunun cevabı belli olmalıdır. Müşteri verilerinin ve kamera kayıtlarının gereksiz çoğaltılmadığı, yetkili erişimle korunduğu bir süreç isteyin. İyi anahtar yönetimi, pahalı dolaptan önce açık bir teslim ve yetki zinciridir.
