Yabancı bir şirket Türkiye’de bir ofis katı kiraladığında, binanın girişinde güvenlik bulunması kendi ihtiyaçlarının tamamının karşılandığı anlamına gelmez. Bina görevlisi ziyaretçinin hangi firmaya geldiğini sorabilir; kiracının toplantı odasına erişim kararını ise başka bir kişi verir. Aradaki görev geçişi kira görüşmesinde açıklanmadığında sorun ilk mesai dışı ziyarette ortaya çıkar.
Güvenlik eki için yararlı başlangıç, kaç görevli bulunduğundan önce hangi kararın kime ait olduğunu yazmaktır. Bu ek; kira sözleşmesi, bina kuralları ve hizmet sözleşmelerinin ilgili uzmanlarca değerlendirilmesine yardımcı bir operasyon kaydı olabilir. Her tarafın kendi sorumluluğunu açıkça kabul ettiği bir çalışma düzeni hedeflenmelidir.
Merkez standardını yerel düzenle eşleştirin
Kostova’nın 1999 kavramsal çalışması, kurumsal uygulamaların başka ülkeye aktarılmasında bağlamın rolünü açıklar. Bir Türk ofis sözleşmesini değerlendirmez; merkez standardının yerel düzen içinde incelenmesi için düşünsel bir çerçeve sağlar. [1]
Örneğin merkez ofis bütün misafirler için kendi ziyaretçi uygulamasının kullanılmasını isteyebilir. Bina ise farklı bir kabul sistemi işletiyor olabilir. İki sistemin birbirinin yerine geçtiği varsayılmamalıdır. Hangi bilginin hangi amaçla gerektiği ve ziyaretçi onayının hangi aşamada verildiği birlikte kararlaştırılmalıdır.
Alan sınırını görev sınırıyla birlikte yazın
Lobi, ortak toplantı alanı, kiracı ofisi ve teslimat kabul noktası için ayrı sorumlu belirleyin. Alanın sahibi ile o alandaki her talebi cevaplayacak kişinin aynı olması gerekmez. Bu yüzden yalnız bina planında sınır çizmek yeterli değildir; ziyaretçiyi kimin karşılayacağı ve talep reddedildiğinde kimin açıklama yapacağı da yazılmalıdır.
HSE’nin ortak işyerleri rehberi, işverenler arasındaki iş birliği ve koordinasyonu ele alır. [2] Rehber burada tarafların birlikte cevaplaması gereken operasyon sorularını görünür kılmak için kullanılıyor; yabancı hukuk çerçevesi Türkiye’deki yükümlülüklerin yerine geçmez.
Mesai dışı talebi bir örnekle sınayın
Türkiye ofisinin çalışanı, akşam gelecek teknik ekip için merkezden onay almış olsun. Bina girişindeki görevli bu onayı doğrulayacak yerel muhatabı bulamıyorsa, mesajın İngilizce yazılmış olması ya da üst düzey bir yöneticiden gelmesi uygulama boşluğunu gidermez.
Bu senaryoda kiracının giriş talebini kimin göndereceği, bina yönetiminin hangi noktada devreye gireceği ve çalışma alanının açılmasını kimin onaylayacağı önceden belirlenebilir. Yeni bir teknik işin güvenli yapılmasına ilişkin karar da yetkili teknik ve iş güvenliği süreçlerinde kalmalıdır. Güvenlik görevlisinin önceden tanımlanmamış kararları tek başına üretmesi beklenmemelidir.
Ekte altı soruya somut cevap verin
- Ziyaretçi talebini oluşturan ve kabulü onaylayan kişiler kimler?
- Ortak alandan kiracı alanına geçişte sorumluluk nasıl devrediliyor?
- Mesai dışı değişikliklerde hangi yetkiliye ulaşılacak?
- Bina hizmeti ile kiracının ayrıca aldığı hizmet arasında hangi görevler ayrılmış?
- Oluşan kayıtların sahibi ve erişim kararını veren kişi kim?
- Bir görev veya iletişim bilgisi değiştiğinde eki kim güncelleyecek?
NPSA’nın ortak çalışma alanları rehberi, alanlar ve kullanıcılarla birlikte yürütülen ziyaretçi yönetimi üzerinde durur. [3] Önerdiğimiz ek, bu genel konuları kiracının kendi ilişki ve kararlarına dönüştürmek için kullanılabilir.
İmzadan sonra uygulama kontrolü yapın
Tarafların belgeyi kabul etmesinden sonra masa başında kısa bir örnek yürütün: Önceden bildirilen misafir, beklenmeyen kurye ve değişen teknik ziyaret için ilk mesajı kim alıyor? Gerekli kararı kim veriyor? Her senaryoda açık kalan işi bir kişiye bağlayın.
İki ayrı güvenlik sözleşmesinin bulunması, iki tarafın birlikte çalıştığını kendiliğinden göstermez. Kiracının satın aldığı somut değer; görevlerin üst üste yığıldığı veya arada sahipsiz kaldığı noktaların görünür hale gelmesi ve değişikliklerin çalışanlara anlaşılır biçimde aktarılmasıdır.
